A gestão de projetos
Muitas das atividades e tarefas realizadas para fins pessoais e comerciais são baseadas em projetos. Mesmo as tarefas que não são vistas diretamente como projetos ainda passam pelos estágios típicos de um ciclo de vida do projeto: reunir requisitos, analisar, planejar, construir ou executar e controlar para entregar. Isso porque, por definição, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço exclusivo.
Exemplos de tarefas de projetos pessoais incluem planejamento de eventos sociais e festas. Muitas das tarefas envolvidas na criação de produtos e serviços em ambientes de negócios também são baseadas em projetos.
Mas o que é gestão de projetos para os profissionais de qualidade? E qual o valor os profissionais de qualidade podem agregar aos projetos?
Primeiro, vamos definir os profissionais de qualidade trabalhando em projetos como todos os que usam a qualidade em todas as fases do projeto – da análise à entrega. Com essa definição, vamos explorar cada questão em detalhes.
O que é gestão de projetos para os profissionais de qualidade? Eles gerenciam seus próprios projetos ou trabalham colaborativamente em equipes de projeto. Na prática, a maioria dos projetos deve incluir as seguintes tarefas: analisar o plano e o projeto em si; executar e construir; ensaiar e monitorar; e entregar o projeto no fim.
Os profissionais de qualidade aplicam os fundamentos e as ferramentas de qualidade em cada estágio do ciclo do projeto para alcançar o resultado desejado. Dependendo da natureza do projeto, os profissionais de qualidade podem usar as ferramentas de forma criativa para atingir as metas dos negócios desejadas.
Para ajudar a entender esse conceito, vamos trabalhar em cada estágio usando o exemplo de uma biblioteca que deseja hospedar um evento de captação de recursos.
Analisar o plano e o projeto em si
Deve-se analisar e compreender os fluxos dos processos automatizados e manuais existentes e desejados usando as sete ferramentas de gestão e de planejamento: diagrama de afinidade; diagrama de relações; diagrama de árvore; diagrama de matriz; análise de dados matriciais; diagrama de flecha; e o gráfico do programa de decisão de processo.
É importante que os profissionais de qualidade executem o modo de falha potencial e a análise de efeitos (FMEA) durante cada etapa do projeto. Isso deve ser feito documentando o risco de falhas com base nas informações atuais, priorizando e determinando possíveis ações a serem tomadas.
No exemplo da biblioteca, as três atividades de captação de recursos e seus eventos foram: concertos musicais: jazz e música clássica; venda de itens da biblioteca: livros e itens personalizados da biblioteca; recepções de gala: jantares à noite, recepções de almoço e dos palestrantes.
A primeira ferramenta usada nesse estágio é o diagrama de afinidade, usado para descrever as atividades. Para determinar quais problemas podem surgir durante cada atividade, faça um resumo deles usando um gráfico de programa de decisão de processo.
Em seguida, faça um brainstorming da análise e nomeie e resuma os itens de discussão usando ferramentas de qualidade, como multivotagem, técnica de grupo nominal ou consenso.
A Tabela 1 mostra como a técnica multivotagem foi usada para restringir a lista de eventos de angariação de fundos e nomear a escolha mais popular. Havia seis eleitores, e cada eleitor avaliava cada evento em uma escala de um a sete, sendo sete o evento preferido. Os votos para cada evento foram computados e o evento com mais votos – vendas de livros – foi escolhido.
Os clientes são as pessoas que participarão do evento de arrecadação de fundos. Deve-se garantir que as saídas ou os resultados atendam aos seus requisitos capturando voz do cliente (VoC) e usando o modelo Kano para projetar fluxos de entrada. A Tabela 2 analisa as necessidades dos clientes de vendas de livros – sua qualidade indispensável, qualidade de desempenho e as necessidades atraentes com qualidade.
Se os clientes tiverem muitos requisitos, dê prioridade a eles usando a casa de qualidade para alinhar o VoC e o conhecimento técnico interno. Verifique, revise e valide o plano com as partes interessadas relevantes.
Além disso, planeje como o projeto será executado. Em ambientes de projeto em que os requisitos não são definidos com firmeza e mudam com frequência, um ciclo de vida de projeto curto é usado. Isso pode ser feito usando o PDCA (plan-do-check-act):
Plan: planeje um ciclo do projeto mais curto usando a duração de cada ciclo do trabalho.
Do: revise os atrasos e as tarefas a serem executadas para cada ciclo do trabalho.
Check: ajuste (adicione ou remova) itens e tarefas do trabalho de acordo com a revisão inicial.
Act: refazer o planejamento, se necessário; caso contrário, execute tarefas para o ciclo do trabalho.
Quando os requisitos do projeto são definidos com firmeza e as alterações não são frequentes – como o evento de vendas de livros da biblioteca – o ciclo do projeto em cascata (Figura 4) é comumente usado para executar o plano, comparado ao ciclo ágil do projeto através de tarefas semelhantes, mas com pequenas sequências de trabalho incrementais para incorporar mudanças frequentes nos requisitos. Essas sequências ou ciclos de trabalho também são conhecidas como sprints.
O planejamento deve ser feito com base nas necessidades e requisitos do projeto. Para o evento de venda de livros, as seguintes áreas foram planejadas: logística: localização, data, hora, comida, bebidas e outros materiais necessários; recursos: quantos voluntários eram necessários e de onde recrutá-los; reserva de fornecedores livros e doações; contingências: durante este ciclo do projeto, também é benéfico usar o FMEA para documentar qualquer coisa que possa falhar e tomar ações para eliminar ou minimizar falhas com priorização. Um exemplo de uma tabela FMEA é mostrado na Tabela 3.
As ferramentas da qualidade utilizadas durante a fase de planejamento do projeto e análise do seu ciclo de vida para o evento de venda de livros foram as sete ferramentas de gestão e planejamento, o VoC, o modelo de Kano, a casa de qualidade e o PDCA.
Executar e construir
Execute os planos em processos, saídas e recursos por: usando o lean para garantir que os recursos sejam usados com eficiência; usando o PDCA e o kaizen para planejar e executar para melhoria contínua; garantindo que não haja nenhum retorno; e esforçando-se por um processamento eficiente com o kanban.
Incorporar ações para corrigir itens identificados nos relatórios de auditoria no ciclo PDCA. Primeiro, planeje os itens de ação corretiva, e revise e implemente um pequeno conjunto de alterações. Em seguida, verifique se as alterações funcionaram. Se elas o fizeram, implemente as alterações restantes. Caso contrário, revise o plano e implemente um conjunto diferente de alterações.
No exemplo de captação de recursos da biblioteca, três eventos de vendas de livros foram planejados ao longo do ano: em março, julho e setembro. O feedback foi coletado e revisado após cada evento e quaisquer alterações foram incorporadas no próximo evento.
As ferramentas de qualidade utilizadas durante o ciclo de execução e construção foram as do lean (scrum, kanban e kaizen ) e PDCA.
Teste e monitore
Use as opções e as ferramentas automatizadas e visuais para controlar, monitorar e verificar o desempenho e o comportamento do resultado. Use ferramentas de qualidade como o diagrama de espinha de peixe para categorizar as possíveis causas de problemas para identificar sua causa raiz; o gráfico de controle para determinar se um processo está sob controle; o gráfico de Pareto para identificar a parte superior das causas a serem resolvidas; e um painel que contenha vários gráficos relacionados, como aqueles que medem o relacionamento entre variáveis ou mostram os comportamentos ou os resultados previstos. Esta é uma ótima ferramenta de visualização e fornece informações rápidas para as partes interessadas.
Para o exemplo de captação de recursos da biblioteca, as seguintes estatísticas descritivas foram reunidas e postadas em um painel:
– O número de pessoas que participaram de cada um dos três eventos.
– O número de itens vendidos em cada evento.
– O tempo de serviço para cada pessoa nas linhas do checkout e o indicador de desempenho que controlou o intervalo de tempo de qualidade de serviço desejado.
– O número de voluntários em cada evento.
É importante observar que quando a entrega do projeto é um produto ou serviço usado ou consumido por outros, sugere-se criar uma tabela FMEA durante o estágio de teste e monitoramento. Isso garante que as possíveis falhas de produtos ou serviços sejam observadas, bem como a forma como elas podem ser mitigadas e suportadas quando o resultado do projeto é entregue aos usuários finais.Na entrega, os membros da equipe do projeto realizam uma ou mais sessões de brainstorming para revisar e resumir o projeto, o trabalho em equipe, os resultados, e as lições aprendidas para futuros projetos de melhoria contínua. Também é ótimo comemorar o encerramento do projeto e agradecer a todos pelo seu trabalho e realizações.
Use as ferramentas da qualidade, como técnica de grupo nominal, e multivotagem, para nomear e resumir itens de discussão. No exemplo da biblioteca, os membros da equipe de captação de recursos geraram as seguintes lições aprendidas:
A hora preferida do evento: sábado de manhã e tarde, e domingo à tarde.
A localização preferida do evento: na parte interna.
A duração preferida do evento: vários dias.
Um resumo dos resultados do trabalho: o número de livros vendidos, os livros mais vendidos em cada evento, a quantidade de dinheiro recebido, os fornecedores de livros favoritos e as despesas com os eventos.
Adicionar valores
Equipar o líder do projeto e os membros da equipe com conhecimento e ferramentas da qualidade fundamental traz um enorme valor para a organização. Ao planejar, revisar e executar tarefas e processos, os profissionais de qualidade agregam valor ao:
– Participar do ciclo de vida do projeto – Conhecer a expectativa de cada estágio do ciclo do projeto e os itens de entrega relacionados.
– Contribuindo para o gerenciamento dos riscos presente e futuro. Deve ser um bom analista usando as ferramentas da qualidade de forma criativa para controlar, analisar e prever o desempenho dos processos e do rendimento.
Deve-se ser um defensor do aprimoramento e da inovação de processos lean observando e identificando os problemas e as oportunidades para planejar, priorizar e trabalhar com as partes interessadas adequadas para a melhoria contínua.
– Contribuindo para o conhecimento e o repositório de dados e fluxos para análise e decisões perspicazes e orientadas por dados. Deve-se assegurar de que os dados sejam armazenados e utilizados de forma eficaz para suportar a tomada de decisão orientada por dados e outros tipos de análises usando estatísticas descritivas e inferenciais.
O processo de captura flui bem e garante que as partes interessadas relevantes tenham acesso ao repositório de informações e relatórios. Além disso, deve-se aprender com as lições e os conhecimentos para o planejamento atual e futuro.
– Participar da gestão dos stakeholders – Deve-se identificar todos os envolvidos nas etapas do projeto para capturar suas vozes e manter um bom relacionamento de trabalho.
Os profissionais de qualidade estão bem equipados para trabalhar em colaboração com outras partes interessadas e usar de forma eficaz e criativa as ferramentas e os fundamentos de qualidade para a gestão de projetos. Ao fazer isso, eles trazem uma enorme influência e valor ao entregar tarefas, produtos ou serviços para organizações e partes interessadas.
Bibliografia:
ASQ, “Learn About Quality: Quality Tools A to Z”, asq.org
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide, sixth edition, 2017.
Johanna Rusly é gerente de produto, projeto e programa de uma organização de software em Redwood City, Califórnia. Ela possui mestrado em administração de empresas e engenharia industrial pelo Rensselaer Polytechnic Institute em Troy, NY. Rusly é um six sigma black belt certificado pela ASQ, engenheira de qualidade de software, auditora de qualidade e profissional de gestão de projetos certificada pelo Project Management Institute. Ela é um membro sênior da ASQ e líder da Seção ASQ em San Francisco (EUA).
Fonte: Quality Progress/2018 November
Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho